Rychlost a efektivita nyní hrají klíčovou roli, se obchodní týmy potýkají s rostoucím tlakem. Administrativní zátěž, dohledávání informací a manuální opakující se úkoly ukrajují drahocenný čas, který by mohl být věnován tomu nejdůležitějšímu – aktivnímu prodeji a péči o zákazníky. Moderní CRM systémy, jako je české Bohemia CRM, postavené na robustní platformě Microsoft Power Apps, nabízejí řešení v podobě inteligentní automatizace prodejních procesů. Pojďme se podrobně podívat, které konkrétní úkoly můžete s důvěrou přenechat technologii a získat tak náskok před konkurencí.
Proč je manuální řízení prodeje neudržitelné?
Představte si typický den obchodníka bez centralizovaného systému. Informace o klientech jsou roztroušené v e-mailech, tabulkách a poznámkových blocích. Dohledání poslední komunikace se zákazníkem je otázkou minut, někdy i desítek minut. Tvorba nabídek je zdlouhavá a náchylná k chybám. Předání rozpracovaného obchodu kolegovi se stává noční můrou. Výsledek? Ztracené příležitosti, frustrovaní obchodníci a nekonzistentní péče o zákazníky.
Právě zde nastupuje automatizace, která není pouhým "nice-to-have" doplňkem, ale strategickou nutností pro každou firmu, jež to s růstem myslí vážně. Bohemia CRM, díky svému zasazení do ekosystému Microsoft 365, přináší automatizaci, která je nejen výkonná, ale také přirozeně propojená s nástroji, které již denně používáte.
Které úkoly v prodejním cyklu svěřit automatizaci?
Automatizace v Bohemia CRM není jen o odesílání hromadných e-mailů. Jde o promyšlené pracovní procesy (workflows), které vás provedou celým obchodním cyklem, od získání nového potenciálního zákazníka až po úspěšné uzavření obchodu a následnou péči.
1. Správa a kvalifikace potenciálních zákazníků (Leadů)
Každý nový kontakt, ať už z webového formuláře, e-mailu nebo veletrhu, je začátkem potenciálního obchodu. Manuální přepisování a zakládání kontaktů je však první pastí na čas.
-
Co přenechat CRM:
-
Automatické zakládání leadů: Nové kontakty z webových formulářů se automaticky propíší do CRM jako noví potenciální zákazníci (v terminologii Bohemia CRM "Leady").
-
Přiřazení obchodníka: Systém dokáže na základě předem definovaných pravidel (např. podle regionu, produktu) automaticky přiřadit lead konkrétnímu obchodníkovi.
-
Úvodní komunikace: Jakmile je lead založen, CRM může automaticky odeslat personalizovaný uvítací e-mail a zároveň vytvořit obchodníkovi úkol pro následný telefonický kontakt. Tím je zajištěna okamžitá reakce.
-
Sledování fází kvalifikace: Pracovní proces v CRM definuje jednotlivé fáze, kterými musí lead projít, aby byl kvalifikován jako reálná obchodní příležitost. Systém hlídá, aby se na žádný krok nezapomnělo.
-
2. Řízení obchodních případů
Jakmile je lead kvalifikován, stává se z něj "Obchodní případ". Zde se odehrává samotný proces prodeje a automatizace zde hraje klíčovou roli v udržení tempa a systematičnosti.
-
Co přenechat CRM:
-
Vytvoření úkolů podle fáze: Posunete-li obchodní případ do další fáze (např. z "Analýzy potřeb" do "Přípravy nabídky"), CRM automaticky vygeneruje sadu relevantních úkolů pro obchodníka – například "Připravit cenovou kalkulaci" nebo "Ověřit skladovou dostupnost".
-
Upozornění a notifikace: Systém automaticky hlídá termíny. Pokud se blíží termín pro splnění úkolu nebo pokud obchodní případ zůstane příliš dlouho v jedné fázi bez aktivity, CRM odešle notifikaci obchodníkovi i jeho manažerovi.
-
Schvalovací procesy: U větších zakázek či nestandardních slev může CRM automatizovat schvalovací workflow. Obchodník zadá požadavek, který je automaticky odeslán ke schválení nadřízenému. O výsledku jsou obě strany informovány notifikací.
-
3. Tvorba nabídek a správa dokumentů
Tvorba profesionální a bezchybné nabídky je vizitkou vaší firmy. Manuální proces je však zdlouhavý a zvyšuje riziko chyb.
-
Co přenechat CRM:
-
Generování nabídek na jedno kliknutí: Díky integrovanému produktovému katalogu a šablonám dokumentů dokáže Bohemia CRM vygenerovat kompletní nabídku ve formátu PDF během několika sekund. Systém si automaticky načte údaje o klientovi, vybrané produkty, ceny a obchodní podmínky.
-
Správa verzí: Veškeré verze nabídky jsou přehledně uloženy u daného obchodního případu. Vždy tak máte jistotu, že pracujete s aktuální verzí.
-
Centrální úložiště dokumentů: Díky integraci se SharePointem jsou všechny dokumenty týkající se obchodu (nabídky, smlouvy, technické specifikace) bezpečně uloženy na jednom místě a dostupné celému týmu s příslušnými oprávněními.
-
4. Komunikace a sledování aktivit
Základem úspěšného prodeje jsou vztahy, a ty se budují komunikací. Její evidence je však často největším kamenem úrazu.
-
Co přenechat CRM:
-
Automatické ukládání e-mailů: Díky nativnímu propojení s Microsoft Outlook se odeslaná i přijatá komunikace s klientem automaticky ukládá na "Časovou osu" daného kontaktu nebo obchodního případu. Odpadá tak nutnost manuálního kopírování.
-
Plánování a evidence schůzek: Schůzky naplánované v CRM se automaticky synchronizují s kalendářem v Outlooku a Teams. Zápisy ze schůzek lze jednoduše vložit přímo do časové osy v CRM.
-
Připomínky na následné kroky: Po každé schůzce nebo telefonátu si můžete v CRM nastavit úkol pro další akci (follow-up). Systém vás na něj včas upozorní, takže žádný rozpracovaný obchod neusne.
-
Technologie v pozadí: Síla Microsoft 365 a Power Apps
Kouzlo Bohemia CRM spočívá v jeho technologickém základu. Jako Model Driven Power App je přirozenou součástí ekosystému Microsoft 365, což přináší zásadní výhody:
-
Jednotné prostředí: Uživatelé pracují v důvěrně známém prostředí, což minimalizuje potřebu školení a zvyšuje míru přijetí systému.
-
Bezproblémová integrace: Data plynule tečou mezi CRM, Outlookem, Teams, SharePointem a dalšími aplikacemi, což je základem pro efektivní automatizaci.
-
Bezpečnost a škálovatelnost: Využití platformy Microsoft Dataverse zaručuje špičkové zabezpečení dat a možnost růstu systému společně s vaší firmou.
Automatizace není cíl, ale cesta k efektivitě
Přenechání rutinních úkolů CRM systému neznamená nahrazení obchodníků. Naopak, dává jim to svobodu věnovat se tomu, v čem jsou nenahraditelní – budování vztahů, porozumění potřebám zákazníků a kreativnímu hledání řešení. Bohemia CRM tak uvolňuje ruce vašemu prodejnímu týmu, standardizuje procesy a poskytuje managementu cenná data pro lepší rozhodování. Výsledkem není jen úspora hodin času, ale především spokojenější zákazníci a rostoucí obrat.