Řízení obchodního týmu se často zužuje na sledování konečného výsledku – objemu prodeje. Skutečný klíč k dlouhodobému úspěchu a předvídatelnosti výsledků se však skrývá v procesech a aktivitách, které k uzavření obchodu vedou. Efektivní měření výkonnosti není o kontrole, ale o porozumění tomu, co funguje, a o poskytování cílené podpory obchodníkům. Moderní CRM systém, jakým je Bohemia CRM, poskytuje přesně ty nástroje, které umožňují přeměnit data o každodenních činnostech na strategickou výhodu.
Základem je systematická evidence aktivit
Aby bylo možné cokoliv měřit, je nutné to nejprve zaznamenat. Platforma Bohemia CRM, postavená na technologii Microsoft Power Apps, klade důraz na systematickou a jednoduchou evidenci všech interakcí se zákazníky. Nejedná se o byrokratickou zátěž, ale o vytváření cenné databáze, která odhaluje celý kontext obchodního vztahu.
V systému lze snadno evidovat klíčové typy aktivit:
-
Schůzky: Plánování, zápisy z jednání a sledování výsledků.
-
Hovory: Evidence telefonické komunikace, včetně poznámek a domluvených kroků.
-
E-maily: Díky hluboké integraci s prostředím Microsoft 365 lze e-mailovou komunikaci z Outlooku přímo propojovat s konkrétními obchodními případy nebo kontakty v CRM.
-
Úkoly: Zadávání a sledování interních i externích úkolů spojených s obchodním procesem.
Každá zaznamenaná aktivita se automaticky propisuje do historie kontaktu, společnosti i navázaného obchodního případu. Manažer i obchodník tak mají okamžitě k dispozici kompletní a chronologicky seřazený přehled veškeré komunikace.
Od aktivit k metrikám: Co a jak správně měřit?
Samotný počet aktivit je pouze prvním dílkem skládačky. Skutečná síla spočívá v analýze těchto dat a jejich převodu na smysluplné metriky (KPIs), které odhalí efektivitu obchodního procesu. Bohemia CRM umožňuje sledovat širokou škálu ukazatelů.
Kvantitativní metriky
Tyto metriky se zaměřují na objem vykonané práce a tvoří základ pro další analýzu. Patří sem například:
-
Počet uskutečněných schůzek za týden/měsíc.
-
Počet telefonátů s novými potenciálními zákazníky.
-
Počet nově založených obchodních případů.
-
Počet odeslaných cenových nabídek.
Výkonnostní a kvalitativní metriky
Tato data ukazují, jak efektivně jsou aktivity vykonávány a jaký mají reálný dopad na obchodní výsledky.
-
Konverzní poměr: Kolik procent aktivit vede k posunu do další fáze obchodního případu? (Např. kolik hovorů je potřeba k domluvení jedné schůzky? Kolik schůzek vede k vytvoření nabídky?)
-
Úspěšnost obchodních případů: Poměr mezi vyhranými a prohranými obchody. Tuto metriku lze dále analyzovat podle zdroje, produktu nebo obchodníka.
-
Délka obchodního cyklu: Průměrná doba od založení obchodního případu po jeho uzavření. Zkracování tohoto cyklu je jasným znakem rostoucí efektivity.
-
Průměrná velikost obchodu: Sledování průměrné finanční hodnoty vyhraných obchodních případů.
Nástroje Bohemia CRM pro vizualizaci a reporting
Sběr dat by byl k ničemu bez nástrojů, které je dokáží srozumitelně interpretovat. Bohemia CRM, využívající robustní datovou platformu Microsoft Dataverse, nabízí několik úrovní vizualizace a reportingu.
1. Interaktivní přehledy (Dashboards) Přehledy jsou první obrazovkou, kterou uživatel po přihlášení vidí. Nabízejí okamžitý vizuální souhrn nejdůležitějších metrik v reálném čase. Manažer zde může sledovat celkový výkon týmu, stav obchodní pipeline (trychtýře) nebo aktivitu jednotlivých členů. Obchodník na svém osobním přehledu zase vidí své aktuální obchodní případy, naplánované aktivity a plnění svých cílů.
2. Sestavy a pokročilé filtrování Pro hlubší analýzu slouží modul sestav. Umožňuje generovat detailní reporty přesně na míru potřebám firmy. Příklady sestav zahrnují:
-
Měsíční report aktivit podle jednotlivých obchodníků.
-
Analýza prohraných obchodních případů podle důvodu prohry.
-
Srovnání úspěšnosti podle různých produktových řad.
-
Výkonnost obchodního týmu v čase.
Díky pokročilým možnostem filtrování a vytváření vlastních zobrazení lze data snadno segmentovat a získat odpovědi na velmi specifické otázky.
Přínosy pro manažery i obchodníky
Zavedení transparentního systému měření výkonnosti přináší výhody pro všechny strany.
Pro obchodní manažery:
-
Objektivní hodnocení: Rozhodování je založeno na tvrdých datech, nikoliv na subjektivních dojmech.
-
Přesnější prognózování: Analýza konverzních poměrů a délky obchodního cyklu umožňuje mnohem lépe predikovat budoucí tržby.
-
Cílený koučink: Manažer snadno identifikuje, ve které fázi obchodního procesu jeho lidé potřebují pomoci, a může jim poskytnout relevantní podporu.
Pro obchodníky:
-
Jasně definovaná očekávání: Obchodník přesně ví, jaké aktivity a výsledky se od něj očekávají.
-
Okamžitá zpětná vazba: Díky osobním přehledům může sledovat plnění svých cílů a porovnávat, které aktivity mu přinášejí nejlepší výsledky.
-
Motivace a gamifikace: Jasně viditelný postup a plnění cílů působí jako silný motivační prvek.
Bohemia CRM tak transformuje proces sledování výkonnosti z pouhé kontroly na nástroj pro neustálé zlepšování, strategické plánování a podporu celého obchodního týmu.